Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...

пятница, 1 ноября 2013 г.

Как избежать прямолинейности в имейлах?

Недавно прочла две статьи, как часто бывает, несвязанные между собой, которые мне хотелось бы постараться связать и представить своим читателям сегодня. Одна из статей была посвящена биографии и стилю письма Джорджа Оруэлла, которого мне посчастливилось открыть для себя, пусть уже и не в самом юном возрасте, а вторая состояла из советов о том, как улучшить навыки написания имейлов

Развитием письменной речи на курсах английского языка практически не занимаются: как-то это "неинтересно". Тем не менее, большинство наших клиентов общается с носителями языка в рабочей обстановке больше посредством имейлов, а не телефонных звонков или совещаний. Бытует такое мнение, что, зная слова и умея их собрать в предложения, написать имейл будет проще простого. Однако, опыт показывает совсем обратное. Поскольку русскому языку и культуре свойственна прямолинейность (и в произношении, и в письме, и в устном общении - оттого русские кажутся западному человеку "слишком грубыми"), тяжелее всего освоить навыки а) вежливого, б) четкого и внятного стиля письма. 

Сегодня я поделюсь с Вами пятью советами, которые помогут Вам избежать прямолинейности в имейлах.



  1. Позитивный настрой. Внезависимости от того, о чем Вы собираетесь писать имейл, обязательно начните с общей, позитивной фразы (тем более, если Вы сообщаете какую-то неприятную новость), например: I hope this letter finds you well. I hope you are doing well today. Thank you for your letter of December 15, 2012. I appreciate you taking the time to respond to my request. Thank you for answering my questions in the previous email. Если Вы в первом предложении "переходите к делу", - это отнюдь не говорит о Вашей деловитости, а, наоборот, может охарактеризовать Вас как излишне прямолинейного человека. Не забудьте о таких же фразах в конце имейла: I am looking forward to your email. I hope to receive your email soon. Should you have any questions, feel free to contact me. I am available at any time if you would like to discuss this question further. Также постарайтесь избегать негативных слов, фраз и формулировок. Подробнее о "синдроме хронического отрицания" читайте отдельную статью здесь
  2. Оформление вежливых просьб. В ходе своего курса "Конструктор письма" я неоднократно обращаю внимание учащихся на то, как правильно формулировать просьбу. Само по себе наличие волшебного слова "please" еще не гарантирует, что то, что вокруг него, звучит вежливо. Поэтому предлагаю Вам следующие примеры (неправильные и правильные) того, как лучше всего попросить о чем-либо (привожу только один "правильный" пример. Если у Вас будут конкретные вопросы, оставляйте их в комментариях). 1) I need to know... I was wondering if you could inform me... 2) I want to meet with you on Monday. I was wondering if there was a way for us to set up a meeting on Monday. 3) Why do I need to take this course, I don't understand. If possible, would you please clarify why I should take this course? 4) Could you help me with this? I was wondering if you would be available to assist me in this matter. 5) We have to cancel the meeting. I'm afraid we will need to reschedule the meeting. 6) This plan won't work. I'm not sure this may work at the moment, but we could look at other options. 7) This is urgent, so respond soon, please. Since this is a time-sensitive matter, I would appreciate a prompt response.
  3. Деловой стиль письма. Нередко приходится наблюдать за тем, что учащийся не может отличить разговорный от делового стиля. Тогда в имейлах старшему по возрасту и положению человеку читаем нечто вроде: Hi, thanks, cheers, what's up, dude, get together, etc. Не забывайте, что, если Вы пишите начальнику, то следует избегать общепринятых разговорных слов и фраз и пытаться оформлять предложения соответственно стилю: I'm writing - I am writing; Thanks - Thank you; Hi - Dear ...:; get together - meet; what's up - I was wondering how you were doing; OK - fine, alright, etc.
  4. Простота изложения мысли. Один из принципов письма Джорджа Оруэлла гласит о том, что лучше использовать действительный залог, а не страдательный. В русском языке все наоборот: чем официальнее стиль, тем больше конструкций типа: Письмо было получено, Доклад был представлен, Сбор был завершен и т.д. В современном письменном английском идет тенденция к упрощению конструкций и замене безликого страдательного залога действительным, например: The letter has been received - We have received the letter; The meeting has been canceled - The management has canceled the meeting. The problem will be addressed in another meeting. We will address this problem in another meeting, etc. 
  5. Осторожно: верхний регистр! НЕКОТОРЫЕ МЕНЕДЖЕРЫ СЧИТАЮТ, ЧТО, ЧЕМ БОЛЬШЕ БУКВЫ, ТЕМ БОЛЬШЕ ВЕРОЯТНОСТИ, ЧТО ИХ УСЛЫШАТ. Возможно, так оно и есть, поскольку в письменной речи верхний регистр означает КРИК. Если в нашей культуре начальник кричит, - значит, его услышат. В западной культуре кричать совершенно необязательно и, более того, неэффективно. Поэтому старайтесь избегать верхнего регистра в любой переписке.
Надеюсь, что сегодняшняя статья будет полезна Вам в Вашей работе и особенно в письменном общении с носителями языка. Всех тех, кто хотел бы научиться правилам письменной речи, приглашаю принять участие в курсе Конструктор письма. Подробности и регистрация здесь. Спасибо за внимание!